- Tổng quan
Quỹ nhóm là tính năng giúp người dùng ghi nhận và quản lý các khoản thu, chi dùng chung cho một nhóm như lớp học, gia đình, cặp đôi, đồng nghiệp hoặc hội nhóm. Tính năng này hỗ trợ theo dõi số dư quỹ, mức đóng của từng thành viên, lịch sử giao dịch quỹ và hỗ trợ nhắc đóng quỹ khi cần.
Quỹ nhóm có phạm vi theo dõi riêng biệt, dùng để quản lý quỹ dùng chung của nhóm và không được tính vào các báo cáo tài chính cá nhân tổng thể trong ứng dụng.
Nội dung tổng quan gồm:, Tạo Quỹ nhóm, Chỉnh sửa Quỹ nhóm, Xóa Quỹ nhóm, Tạo đợt thu quỹ, Ghi nhận đóng quỹ, Ghi nhận chi quỹ, Xem lịch sử quỹ, Xuất khẩu dữ liệu quỹ
- Định danh
- Tên tính năng chuẩn: Quỹ nhóm
- Từ viết tắt: QN
- Định nghĩa: Quỹ nhóm là tính năng được tạo ra để ghi nhận các khoản thu chi dùng chung cho nhóm lớp, cặp đôi, gia đình, đồng nghiệp hoặc hội nhóm; giúp theo dõi mức đóng, khoản thu chi của các thành viên, số dư quỹ và hỗ trợ nhắc đóng quỹ khi cần.
- Đối tượng sử dụng: Tất cả người dùng đang sử dụng ứng dụng Sổ Thu Chi MISA.
Các khái niệm liên quan
- Quỹ nhóm: Quỹ dùng chung để ghi nhận các khoản thu và chi phát sinh cho một nhóm người.
- Thành viên: Những người tham gia quỹ nhóm và có thể được theo dõi trạng thái đóng quỹ.
- Đợt thu quỹ: Một lần kêu gọi hoặc ghi nhận việc thu quỹ theo một mục đích hoặc thời điểm cụ thể.
- Khoản thu quỹ: Khoản tiền thành viên đóng vào quỹ.
- Khoản chi quỹ: Khoản tiền được sử dụng từ quỹ cho mục đích chung.
- Số dư quỹ: Số tiền hiện còn lại của quỹ nhóm sau các khoản thu và chi.
- Lịch sử giao dịch quỹ: Danh sách các giao dịch thu chi đã phát sinh trong quỹ.
- Nhắc đóng quỹ: Thao tác hỗ trợ nhắc các thành viên chưa hoàn tất đóng quỹ.
- Các bước thực hiện
3.1. Tạo Quỹ nhóm
Mục đích: Tạo mới một quỹ dùng chung để theo dõi thu chi cho nhóm.
- Bước 1: Mở ứng dụng Sổ Thu Chi MISA.
- Bước 2: Vào giao diện Khác.
- Bước 3: Chọn Quỹ nhóm tại Danh sách tính năng.
- Bước 4: Chọn Thêm mới Quỹ nhóm.
- Bước 5: Nhập các thông tin cơ bản gồm: Tên quỹ, Số dư ban đầu, Thành viên, Ghi chú.
- Bước 6: Chọn Lưu lại để hoàn tất.
3.2. Chỉnh sửa Quỹ nhóm
Mục đích: Cập nhật lại thông tin quỹ khi có thay đổi.
- Bước 1: Mở ứng dụng Sổ Thu Chi MISA.
- Bước 2: Vào giao diện Khác.
- Bước 3: Chọn Quỹ nhóm tại Danh sách tính năng.
- Bước 4: Chọn quỹ cần chỉnh sửa.
- Bước 5: Chọn dấu 3 chấm ở góc trên cùng bên phải.
- Bước 6: Chọn Chỉnh sửa.
- Bước 7: Sửa lại thông tin cần thay đổi.
- Bước 8: Chọn Lưu lại.
3.3. Xóa Quỹ nhóm
Mục đích: Xóa quỹ không còn sử dụng.
- Bước 1: Mở ứng dụng Sổ Thu Chi MISA.
- Bước 2: Vào giao diện Khác.
- Bước 3: Chọn Quỹ nhóm tại Danh sách tính năng.
- Bước 4: Chọn quỹ cần xóa.
- Bước 5: Chọn dấu 3 chấm ở góc trên cùng bên phải.
- Bước 6: Chọn Xóa quỹ để thực hiện xóa.
3.4. Tạo đợt thu quỹ
Mục đích: Tạo một đợt thu để theo dõi việc đóng quỹ theo từng lần thu.
- Bước 1: Mở ứng dụng Sổ Thu Chi MISA.
- Bước 2: Vào giao diện Khác.
- Bước 3: Chọn Quỹ nhóm tại Danh sách tính năng.
- Bước 4: Chọn quỹ cần tạo đợt thu và tạo đợt thu.
- Bước 5: Nhập các thông tin gồm: Tên đợt thu, Ngày nhắc đóng quỹ, Số tiền cần thu, Thành viên thu.
- Bước 6: Chọn Lưu lại để hoàn tất.
3.5. Ghi nhận thành viên đã đóng quỹ
Mục đích: Ghi nhận khoản tiền thành viên đã nộp vào quỹ.
- Bước 1: Mở ứng dụng Sổ Thu Chi MISA.
- Bước 2: Vào giao diện Khác.
- Bước 3: Chọn Quỹ nhóm tại Danh sách tính năng.
- Bước 4: Chọn quỹ cần ghi nhận thu và đợt thu tương ứng.
- Bước 5: Chọn Ghi chép thu quỹ.
- Bước 6: Nhập các thông tin gồm: Số tiền, Thành viên đóng, Tài khoản nhận, ….
- Bước 7: Chọn Lưu lại.
Lưu ý: Có thể theo dõi số tiền còn thiếu và số thành viên chưa đóng tại mục “Các đợt thu”
3.6. Ghi nhận khoản chi từ quỹ
Mục đích: Ghi nhận khoản tiền đã chi ra từ quỹ nhóm.
- Bước 1: Mở ứng dụng Sổ Thu Chi MISA.
- Bước 2: Vào giao diện Khác.
- Bước 3: Chọn Quỹ nhóm tại Danh sách tính năng.
- Bước 4: Chọn quỹ cần ghi nhận chi.
- Bước 5: Chọn Ghi chép chi quỹ.
- Bước 6: Nhập các thông tin gồm: Số tiền, Hạng mục, Tài khoản chi.
- Bước 7: Chọn Lưu lại.
3.7. Xem lịch sử quỹ
Mục đích: Theo dõi toàn bộ giao dịch thu chi của quỹ.
- Bước 1: Mở ứng dụng Sổ Thu Chi MISA.
- Bước 2: Vào giao diện Khác.
- Bước 3: Chọn Quỹ nhóm tại Danh sách tính năng.
- Bước 4: Chọn quỹ cần theo dõi.
- Bước 5: Xem lịch sử thu/chi quỹ trên màn hình chi tiết quỹ.
3.8. Xuất khẩu dữ liệu Quỹ nhóm
Mục đích: Xuất toàn bộ giao dịch thu chi của quỹ ra file để lưu trữ hoặc gửi cho người khác theo dõi.
- Bước 1: Mở ứng dụng, chọn tab “Khác” dưới thanh điều hướng.
- Bước 2: Chọn Quỹ nhóm tại Danh sách tính năng.
- Bước 3: Chọn quỹ cần xuất dữ liệu.
- Bước 4: Chọn dấu 3 chấm ở góc trên cùng bên phải.
- Bước 5:Chọn Xuất khẩu dữ liệu và thời gian xuất.
- Bước 6: Chọn định dạng PDF hoặc Excel và nhập mail nhận để xuất file.
- Lưu ý
Checklist kiểm tra
- Đã tạo Quỹ nhóm chưa?
- Đã nhập đúng tên quỹ và số dư ban đầu chưa?
- Đã chọn đúng tài khoản nhận/chi khi thu quỹ chưa?
- Đã chọn đúng đợt thu và thành viên đóng quỹ chưa?
Lưu ý nghiệp vụ
- Quỹ nhóm là quỹ dùng chung, không phải quỹ chi tiêu cá nhân.
- Dữ liệu Quỹ nhóm được theo dõi riêng và không tính vào các báo cáo tài chính cá nhân tổng thể.
- Tất cả người dùng đều có thể tạo Quỹ nhóm.
- Hiện tại không giới hạn số lượng Quỹ nhóm và không giới hạn số lượng thành viên trong quỹ.
- Quỹ nhóm không hỗ trợ chia sẻ tài khoản để người khác cùng thao tác hoặc theo dõi trực tiếp trong ứng dụng.
- Người dùng chỉ có thể xuất file để gửi cho người khác theo dõi.
- Khi ghi nhận thu quỹ, cần chọn đúng đợt thu, thành viên đóng và tài khoản nhận.
- Khi ghi nhận chi quỹ, cần chọn đúng hạng mục và tài khoản chi.
- Khi xóa Quỹ nhóm, toàn bộ giao dịch và lịch sử quỹ cũng bị xóa theo.